Wir teilen uns die Aufgaben gleichberechtigt

Heute treffe ich wieder zwei Frauen, die im Jobsharing miteinander das Office Management bei einem Beratungsdienstleister im Pharma-und Lebensmittelbereich übernommen haben.

Beate Diesslbacher (44 Jahre) und Nadine Linner (25 Jahre) haben im September 2021 als Karenzvertretung die Vollzeitstelle jeweils in Teilzeit übernommen.

Beate & Nadine sind Office Managerinnen im Jobsharing

Vielen Dank, liebe Beate, liebe Nadine, dass wir heute gemeinsam darüber sprechen, wie Ihr Euch im Jobsharing das Office Management bei Drehm Pharma organisiert habt. Wie seid Ihr denn zu dieser Position gekommen?

Beate: Als Mutter eines 10-jährigen Sohnes mit vielen Jahren Berufserfahrung in der Medizintechnik-bzw. IT Branche, habe ich schon früher im Customer Service im Jobsharing gearbeitet. Mich hat das Konzept schon damals sehr begeistert, weil nie etwas liegen geblieben ist und ich mit meiner damaligen Kollegin in jeweils vier Arbeitstagen alle Geschäftstage abdecken konnte. Ich arbeitete von Mo-Do, die Kollegin von Di-Fr. Urlaubsvertretung und Co. hat auch super geklappt. Daher wollte ich nach meinem Wechsel von meinem vorigen Arbeitgeber in der IT wieder im Jobsharing arbeiten.

Als ich die Stelle zur Office Managerin bei Drehm Pharma im Jobsharing gesehen habe, habe ich mich sofort beworben.

Nadine: Ich habe mit 19 die HAK abgeschlossen und beschlossen mehr oder weniger direkt arbeiten zu gehen. Ich habe eine Zeitlang im Call Center gejobbt und dann als Assistenz der Geschäftsleitung im Versicherungsbereich gearbeitet. Nach einiger Zeit suchte ich einfach eine neue Herausforderung und bin über die Stellenanzeige von Drehm gestolpert. Als ich „Jobsharing“ gelesen habe, war ich neugierig und dachte mir, das versuche ich mal. Ich hatte überhaupt keine Ahnung, wie das funktioniert, aber wollte es einfach versuchen.

Das bedeutet, dass Ihr Euch aber vor der Bewerbung für die Stelle nicht gekannt habt und auch nicht vorher kennengelernt habt?

Nadine: Ja, das stimmt. Wir wussten, dass der Job geteilt ist und wir jeweils in unseren Teilzeit Stunden arbeiten, aber nicht mit wem. 

Beate: Nachdem die Stelle dringend nachzubesetzen war (Karenzvertretung, Anm.), hatten wir eigentlich keine Zeit für große Kennenlernprozesse. Wir mussten direkt anfangen. Die Übergabe war in knapp einer Woche erledigt.

Das klingt aber ganz schön herausfordernd, oder? Ihr kanntet Euch nicht, und der Job war völlig neu für Euch?

Nadine (lacht): Das war ein echter Stretch für uns beide. Erstens mal in den Job reinzukommen und zweitens sich auch gemeinsam die Struktur zu überlegen.

Ich arbeite 3 Tage in der Woche, wobei Mi und Do fix sind. Sonst arbeite ich abwechselnd Freitag und Dienstag. Am Freitag wechsle ich mich mit noch einer anderen Kollegin aus dem Marketing ab, die uns aushilft, alle Geschäftszeiten abzudecken.

Beate: Ich arbeite von Mo bis Do am Vormittag. Wir haben uns die Tage und die Aufgaben wirklich gut aufgeteilt. Jeder macht quasi das, was er am besten kann. Das hat natürlich einige Zeit und viele Gespräche (auch mit den Führungskräften) gebraucht, bis wir erstens im Job drin waren, und zweitens auch gesehen haben, wem was besser liegt.

Aber wir haben es am Ende geschafft, weil wir es einfach wollten. Wir sind beide kompromissbereit und haben viel geredet.

Beschreibt doch bitte mal, wie die tägliche Zusammenarbeit bei Euch so aussieht.

Beate: Wir haben einen gemeinsamen Mail Ordner für den Job selbst, aber trotzdem noch jeder sein persönliches Postfach für direkte oder private Nachrichten. Ansonsten teilen wir uns das Job Postfach, und der der gerade reinschaut, teilt die Emails demjenigen zu, der zuständig ist. Das markieren wir, und dann arbeitet jeder seinen Bereich ab.

Nadine: Im Urlaub vertreten wir uns dann natürlich. Jeder kann schon auch den Bereich des anderen übernehmen. Aber fairerweise dauert es länger, wenn man dann Dinge tun muss, die man eben nicht so häufig macht, bzw. wo man die Routine nicht hat. Aber es bleibt nichts Wichtiges liegen. Wir bereiten unsere Aufgaben vor dem Urlaub auch so gut es geht vor, dass die andere dann auch zurecht kommt.

Wie reagieren die Kolleg:innen und Kund:innen bzw. merkt sich da jeder, wofür bei Euch wer zuständig ist?

Nadine: Wir erhalten mal alle Emails auf unser Postfach, wo wir aufteilen. Die Kunden bzw. externen Stakeholder wissen natürlich schon, wer was macht. Sie schicken ihre Anfragen aber direkt an die Email Adresse und wissen, es wird erledigt. Bei den Kolleg:innen ist es oftmals schwieriger. Das wollen sich manche einfach nicht merken, aber wir erklären das dann bzw. wir geben es einfach weiter.

Beate: Die Kunst liegt ja auch oft darin, die Dinge an die richtigen Stellen weiter zu verteilen. Das ist nicht nur bei unseren Aufgabenbereichen so, das ist in jedem Job so. Wenn ich weiß, ich kann es nicht so gut, und da gibt es jemanden, der kann es besser und deutlich schneller, dann gebe ich es weiter. So arbeitet man doch effizient.

Das Wichtigste ist, dass man selbst und auch die Führungskräfte erkennen, wo die Stärken von den Mitarbeiter:innen liegen. Diese sollten dann genutzt und weiter entwickelt werden. Dann arbeiten alle mit mehr Motivation und die Dinge gehen auch schneller.

Wir helfen einander im Unternehmen. Wir arbeiten sehr eigenverantwortlich und versuchen alles miteinander zu lösen – auch bevor wir Führungskräfte und Co. einschalten. Diese ziehen wir grundsätzlich nur bei größeren, für uns nicht lösbaren, Konflikten heran.

Zu den Konflikten: Gibt es in einem solchen „Mini-Team“ wie Eurem nicht immer wieder Konflikte. Wie löst Ihr die und wie viel Einbindung der Führungskraft braucht Ihr da? Und wie geht Ihr gemeinsam mit Fehlern oder Misserfolgen um?

Nadine: Gott sei Dank sind uns noch nicht wirklich große Misserfolge oder Fehler passiert. Wenn mal kleinere Dinge vorkommen, die nicht passen, gibt es keine Schuldzuweisungen. Das kann vorkommen, dass einmal was schiefgeht. Wir sind da beide tolerant, bzw. versuchen den Irrtum auszubessern oder wieder gut zu machen. Bis dato war es aber nie wirklich schlimm.

Beate: Ja, und kleinere Konflikte gibt es immer mal, aber das machen wir uns untereinander aus. Und sollte es doch mal zu größeren Themen kommen, finde ich schon, dass die Führungskraft da vermitteln muss. Manche Dinge löst man besser, wenn die Entscheidung von jemand anderem getroffen wird. Das ist doch total ok.

Habt Ihr auch Mitarbeitergespräche im Unternehmen? Macht Ihr die dann gemeinsam oder getrennt?

Nadine: Nachdem wir regelmäßige Austauschmeetings mit den Führungskräften haben, sind da die Möglichkeiten gegeben, dass wir alles besprechen, was uns gemeinsam betrifft.

Das jährliche Mitarbeitergespräch haben wir aber getrennt, jede für sich.

Beate: Da besprechen wir wirklich die Dinge, die uns persönlich betreffen. Aber insgesamt haben wir immer die Möglichkeit alles anzusprechen, dass wir dann nicht einmal im Jahr den Bedarf haben, viele offene Punkte über die Position und/oder die Zusammenarbeit zu diskutieren. Das funktioniert regelmäßig.

Wie seht Ihr das Jobsharing insgesamt? Was macht das Konzept aus, und was macht es auch erfolgreich in Euren Augen?

Beate: Ich habe schon viel Berufserfahrung, Nadine noch nicht so viel. Wir profitieren da total voneinander. Ich war in meiner ersten Jobsharing Erfahrung damals auch die "Junge". Ich habe viel von meiner damaligen Partnerin gelernt. Heute bin ich diejenige, die der "Jungen" (Nadine) etwas weitergeben kann. 

Also auf der einen Seite macht Nadine manche Dinge einfach schneller als ich, während sie von meinen Herangehensweisen lernen kann, die ich aus der Erfahrung her anwende. Wir arbeiten auf Augenhöhe miteinander, niemand ist besser als die andere.

Wichtig ist halt, dass die Chemie zwischen den beiden stimmt, und dass der Arbeitsstil ähnlich ist.

Nadine: Wir versuchen immer Lösungen im Team zu finden. Für das Ego ist nicht viel Platz. Aber dafür bekommen wir immer wieder neue Perspektiven auf die Dinge. Wir tauschen uns viel aus, plaudern aber auch, und so macht die Arbeit dann Spaß.

Liebe Beate, liebe Nadine, herzlichen Dank für Eure Offenheit und Transparenz und den Einblick in Eure Arbeit.